1、高校档案信息数字化的要紧意义

（一）高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然走向

高校信息化建设的推行，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了一流的技术方法和崭新的互联网环境。一方面，高校档案部门出于自己管理需要用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了很多的数字化档案信息。其次，计算机很多应用于高校教学、科研及管理，产生了很多的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数目海量的新型形态和载体的数字文件材料，拓展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。

（二）档案数字化能促进档案管理工作环境的改变、工作效率的提升

只有达成档案数字化，才能冲破档案借助的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和借助职能向信息采集、管理和服务职能转变，达成档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

同时，借助计算机互联网技术，打造与高校相适应的档案检索软件，便能轻松查到需要的信息资料，从而大大提升工作效率。

（三）有益于对实体档案的保护

档案信息数字化有益于进一步延长档案原件寿命，减少档案原件丢失与损毁的风险，遭到损伤的原始档案，其数字拷贝可有补偿原件有哪些用途。数字化可以用某种办法增强原始档案信息，或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改变、恢复原始档案的信息，还可以解决纸张脆化的档案借助问题。

2、高校档案信息数字化近况

2000年，国家档案局在《全国档案事业进步“十五”计划》中明确规定“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地拓展档案工作应用数字化和互联网化技术的试点”。在这一方针的了解下，国内不少地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。在“十五”期间，高校信息化建设一直维持以应用为导向，以数据为基础，以互联网建设为中心，积极吸引新技术，健全各种应用系统并向互联网化进步，无纸化办公已渐渐普及。现在国内档案数字化工作还处于起步阶段，对档案数字化建设的研究正在积极探索论证中。

3、高校档案信息数字化建设中的不足

（一）人才资源匮乏

档案信息化管理需要熟练学会教学管理和计算机管理的综合性人才，而目前通常都是由闲杂职员或者临近退休的人来负责，即便有健全的设施也不可以达成设施和职员的完美组合，充分发挥用途。有的专职档案职员思想守旧，不愿同意新生事物，对这中档案管理信息化的方法产生恐惧感，觉得非常难操作。而对于那些兼职档案职员来讲，档案信息化建设的拓展势必要使其承担更多的工作任务，从而产生抵触情绪。

（二）高校档案信息化建设所需要的基本设施不健全

高校推行档案信息化建设需要要依赖健全的硬件基础设施和相应的软件系统，但依据目前高校的信息化建设近况剖析，高校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题。不少学校虽然购置了计算机设施，但扫描仪、打印机等设施比较短缺。再者买档案管理中存在着用软件的不同，致使信息的共享性不高。

（三）信息化管理的意识薄弱

学校档案管理信息化建设中没引起领导足够的看重，管理了观念落后。有关学校领导对于档案信息化建设的要紧意义没了解地认识，对这方面投入的精力和财力不够，致使学校建设基础设施相对落后。等高校进步到肯定水平了，才意识到在高校产生的档案资料的价值。

（四）档案信息的安全性不高

推行档案管理信息化，虽然为信息需要顾客提供了便利，但因为互联网上存在不少不安全的原因，致使高校的档案信息被泄露。档案信息化建设过程中一定会与互联网有紧密频繁的联系，但在互联网安全方面还缺少足够的监督方法，致使互联网存在不安全原因，一些涉及到国家、个人、工作等方面的秘密信息有被窃取的可能性，安全系数较低。

4、高校档案信息数字化建设方案

（一）提高档案信息化管理职员的综合素质，达成档案管理职员专业化

档案信息化管理需要熟练学会教学管理和计算机管理的综合性人才，因此需要加大档案管理专业人才的培养。有关部门应加强档案职员的培训力度，学习电子文件管理常识，提升电子文件管理意识。

（二）加大硬件建设和软件开发

针对高校档案信息数字化管理中硬件软件中所存在的问题，大家应当加大硬件建设和软件开发工作，加强人力、财力的投入，健全档案管理的设施结构，加强软件开发力度，打造统一的管理平台，使信息得到共享。

（三）加大信息化管理的意识

强化高校人事档案管理职员的信息化意识达成高校人事档案管理信息化首要条件就是要强化人事档案管理职员的信息化意识，提升他们对档案工作的看重程度提升高校职员的档案意识。

（四）加大档案管理软件安全保障

在实质的管理中，学校必须要对可能发生的意料之外做好充分的筹备，要借助计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，与对不同档案设置用权限的设置；对于档案资料的借助与保密要做到一个适合的度，既要保证机密的安全也要便捷于操作和用。

5、总结

总之，高校档案数字化建设需要历程一个不断探索、不断进取、不断进步的过程，只有遵循适当的原则，设立科学的目的，采取正确的办法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校档案信息为学校教学、科研和管理服务应有些用途。